Met Payhawk beheren we het volledige P2P-proces in één platform

Losstaande oefeningen

Platteau legt uit hoe het proces voor de intrede van Payhawk gefragmenteerd verliep. “Bij aanvang van elk seizoen maken wij net zoals ieder bedrijf een gedetailleerd budget op, met een inschatting van de opbrengsten en kosten voor het komende boekjaar. De operationele kosten worden hierbij jaarlijks per afdeling opgesteld, besproken en finaal goedgekeurd, zodat iedereen in de organisatie ook kennis heeft van het budget dat gerespecteerd moet worden. Vervolgens gaan de afdelingsverantwoordelijken met hun budget aan de slag voor de dagelijkse werking.

Daarbij diende in het verleden via een apart systeem eerst manueel een bestelbon te worden opgemaakt en goedgekeurd, vooraleer een uitgave kon worden gedaan.

“Omdat het systeem voor het maken en goedkeuren van bestelbonnen niet met elkaar was gelinkt, moest ook de factuur na ontvangst opnieuw worden aangeboden ter goedkeuring”, legt Platteau uit. Uiteindelijk verliep het volledige aankoopproces hierdoor finaal in vier afzonderlijke stappen, die helaas niet met elkaar waren gekoppeld. “Ten eerste het budgetteringsproces op afdelingsniveau bij aanvang van het seizoen; ten tweede de opmaak van bestelbonnen met de bijhorende goedkeuringscyclus via een aparte tool; ten derde de registratie van de inkomende factuur in het boekhoudsysteem, met opnieuw een (digitale) goedkeuringscyclus. De vierde fase bestond er dan in om de factuur te koppelen aan het juiste afdelingsbudget. En pas daarna kon finance met de afdelingsverantwoordelijke samenzitten om op basis van de verwerkte facturen de varianties tegenover het budget te bespreken en op te volgen.”

Budgetverantwoordelijken

“Dat proces bevatte dus behoorlijk was losstaande etappes”, blikt Platteau terug. “Toen wij hiervoor op zoek waren naar een oplossing en in contact kwamen met Payhawk als softwareleverancier kwamen we te weten dat die eerder beschreven stappen reeds standaard in hun platform voorzien waren.  Cercle Brugge koos voor Payhawk als partner omdat hun software zo goed als onmiddellijk kon worden ingezet, waarbij veel van de inefficiënties in ons proces direct werden weggenomen”, aldus Platteau.

Platteau omschrijft hoe het P2P-proces vandaag loopt met behulp van de software van Payhawk: “We vertrekken uiteraard van het budget dat, eenmaal goedgekeurd, in detail wordt opgeladen. Vanaf dan werken we via één centrale tool, waar dus de volledige budgettering per uitgavenpost, per categorie en per budgethouder in is opgenomen. Op elk moment heeft iedere budgethouder hierdoor zicht op zijn eigen budget. Bestelbonnen worden rechtstreeks via Payhawk gegenereerd en lopen door de elektronische goedkeuringscyclus via de tool”, gaat Platteau verder. Het voordeel is dat zowel de persoon die de bestelling aanvraagt als de persoon die de bestelling moet goedkeuren, onmiddellijk kan zien wat de impact zal zijn van de goedkeuring van de bestelbon op het nog beschikbaar budget. De budgetverantwoordelijke kan hiermee zelf ook al beter de inschatting maken of de uitgave al dan niet wel nog binnen zijn budget past.”

Groen, oranje, rood

Wanneer in een latere fase de factuur binnenkomt, wordt die ook digitaal via het Payhawkplatform ingeboekt en aan de bestelbon gekoppeld. “In één en dezelfde tool zit hierdoor dus zowel het budget, de bestelbonnen als de bijhorende factuur”, zegt Platteau. “Het systeem controleert daarbij ook zelf of de factuur overeenkomt met de eerder goedgekeurde bestelbon. Daardoor is geen aparte goedkeuringscyclus nodig, tenzij er afwijkingen zouden zijn op de factuur in prijs, volume of wat dan ook.”

“Na het doorlopen van de goedkeuring gaat de factuur rechtstreeks door naar de boekhouding via een automatische interface. Het voordeel voor ons hiermee is, dat we ook als een kleinere organisatie het volledige procure-to-pay-proces hebben kunnen automatiseren en nu via één platform kunnen beheren”, stelt Platteau. “Maar vooral, daardoor kunnen we ook op elk moment aan de budgetverantwoordelijke de visibiliteit geven wat de status is ten opzichte van het budget: niet alleen op basis van ontvangen facturen, maar ook op basis van reeds uitgestuurde bestelbonnen waarvan de factuur nog moet binnenkomen. Die extra visibiliteit zorgt voor meer verantwoordelijkheid en bovendien zijn alle standalone processen verdwenen, en interageren die nu met elkaar.”

Die grotere visibiliteit wordt bijvoorbeeld ondersteund met kleurencodes, die aan de budgethouder aangeven in welke richting het budget beweegt. “Na het goedkeuren van een bestelbon zie je namelijk meteen of je budget voor een bepaalde maand nog in het groen staat, dan wel in het oranje of rood”, legt Platteau uit.

Minder ad hoc vragen

De implementatie van Payhawk met de bestaande systemen van Cercle Brugge ging zeer vlot. “Payhawk had reeds een interface met ons bestaand boekhoudpakket, en daardoor konden we beiden zeer gemakkelijk koppelen, waardoor de facturen die we vandaag via Payhawk inboeken, na goedkeuring via een automatische interface direct in ons boekhoudsysteem terechtkomen. Als kleinere organisatie was het voor ons ook heel belangrijk dat de implementatie eenvoudig en voornamelijk met onze eigen mensen kon verlopen, zodat we het proces en eventuele aanpassingen in de toekomst ook zelf kunnen beheren.”

Uiteindelijk zorgt het gebruik van Payhawk in het P2P-proces ervoor dat de afdelingsverantwoordelijken zelf meer betrokken zijn bij de opvolging van het budget en de uitgaven. “Er wordt vandaag veel minder over en weer gemaild voor simpele vragen als budgettaire stand van zaken en achterliggende facturen. De verantwoordelijken zien alles zelf waardoor er minder ad hoc vragen zijn”, stelt Platteau. “Finance moet hierdoor zo ook minder de rol van politieagent opnemen, want het proces van budgetopvolging is veel interactiever. Hierdoor besteden we minder tijd aan pure administratieve opvolging en hebben we tijd kunnen vrijmaken, die nu kan ingezet wordt voor activiteiten met een grotere toegevoegde waarde.”